يکي از کارکردهاي اصلي فناوري اطلاعات در سازمان‌ها, ارائه ابزارها و قابليت‌هايي براي مديريت موثر فرآيندها است. با بهره‌گيري از اين قابليت‌ها مي‌توان فرآيندها را مکانيزه, يکپارچه, اجرا و کنترل نمود. از آنجا که روز به روز تاثير فناوري اطلاعات در حوزه مديريت فرآيندها بيشتر شده است, طي چند سال گذشته مقوله‌اي تحت عنوان مديريت فرآيندهاي کسب و کار (Business Process Management) شکل گرفته است. اين موضوع حاصل تلاقي اصول مديريتي در زمينه طراحي و بهسازي فرآيندها و ابزارهاي فني در حوزه مدلسازي و يکپارچه‌سازي فرآيندها است.

در حال حاضر مديريت فرآيندهاي كسب و كار يكي از اصلي‌ترين موضوعات در حوزه فناوري اطلاعات است. مديريت فرآيندهاي كسب و كار روش مدلسازي، خودكارسازي، مديريت و بهينه‌سازي فرآيندهاي كسب و كار براي افزايش سوددهي است. مديريت فرآيندهاي كسب و كار علاوه بر اينكه يك موضوع سازماني و مديريتي است، در حوزه نرم‌افزار نيز به شدت به آن توجه شده و در حال حاضر نرم‌افزارهاي مديريت فرآيندهاي كسب و كار يكي از پرفروش‌ترين نرم‌افزارهاي سازماني به شمار مي‌روند.

رشد سريع مديريت فرآيندهاي كسب و كار، به واسطه افزايش آگاهي سازمان‌ها از نقش اثربخشي و كارايي فرآيندها در دستيابي به موفقيت مي‌باشد. بسته به نوع فرآيند، مديريت فرآيندهاي كسب و كار مي‌تواند موجب افزايش بهره‌وري و پاسخگويي سازماني، كاهش هزينه‌ها و زمان سيكل گردد. مديريت فرآيندهاي کسب و کار در حال حاضر از جمله وظايفي است که مديران فناوري اطلاعات در سازمان به صورت گسترده با آن در ارتباط بوده و در برخي از موارد وظيفه اصلي مديريت فرآيندهاي کسب و کار بر عهده مدير ارشد فناوري اطلاعات قرار مي‌گيرد. زيرا بدون بهره‌گيري از ابزارهاي فناوري اطلاعات نمي‌توان فرآيندهاي پيچيده سازمان را مديريت نمود.

بازار مديريت فرآيندهاي كسب و كار از فروشندگاني تشكيل شده كه محصولات آنها نيازهاي بازار را از 4 منظر مختلف برآورده‌ مي‌سازند:

• تحليل و مدلسازي فرآيندهاي كسب و كار که بر دستيابي به يك درك عميق از فرآيندها و تأثير بالقوه تغييرات بر روي آنها تمركز دارد.
• خودكارسازي جريان كار که بر روي فرآيندهاي انسان محور تمركز دارد.
• يكپارچه‌سازي برنامه‌هاي كاربردي سازمان که بر تبادل اطلاعات بين سيستم‌هاي نامتجانس تمركز دارد.
• كنترل و نظارت بر فعاليت‌هاي كسب و كار که بر تحليل كارايي و اثربخشي فرآيندها و فعاليت‌هاي كسب و كار تمركز دارد.

دست اندرکاران مديريت فرآيندهاي كسب و كار تلاش کرده‌اند روش‌هاي موفقيت‌آميز ديگر فناوري‌ها را تعقيب کنند و موسسه‌اي براي استانداردسازي در اين حوزه بوجود آورند که تضمين‌كننده تداوم رشد و مشتري‌محوري باشد.

استانداردها از آن جهت مورد توجه مشتريان قرار دارند كه باعث مي شوند آنها بتوانند در صورت لزوم محصول فروشنده ديگري را انتخاب کنند، توسعه دهندگاني براي انجام کارهاي مديريت فرآيندهاي كسب‌ و ‌كار خود پيدا کنند، تعامل با ديگر سيستم‌هاي مديريت فرآيندهاي كسب ‌و ‌كار و شرکاي خارجي را ساده‌تر انجام دهند و هزينه‌هايشان را کاهش دهند.

قابليت‌هاي گسترده‌اي که در يک سيستم مديريت فرآيندهاي كسب ‌و ‌كار معمول دارا مي‌باشد، به اضافه تعداد زياد گروه‌هايي که بر روي اين موضوع کار مي‌کنند منجر به شکل‌گيري استانداردهاي متعدد در بخش‌هاي مختلف چرخه عمر مديريت فرآيند شده است. مهمترين استانداردها عبارتند از:

-         نشانه‌گذاري مدلسازي فرآيند: اين استاندارد بر مدلسازي گرافيکي کسب و کار تمرکز مي‌کند.

-         زبان اجراي فرآيند: يک استاندارد نوظهور که بر روي اجراي فرآيند و ارتباط سيستم به سيستم متمرکز است.

-         زبان مدلسازي فرآيند: يک استاندارد زبان اجراي مبتني بر XML که بر اساس Pi-Calculus و وب‌سرويس‌ها بنا نهاده شده است.

-         زبان انجام پرس و ‌جو در فرآيندهاي تجاري: بر جنبه‌هاي پايش عملکرد و مديريت فرآيندها تمرکز مي‌کند.

قابل ذکر است هرکدام از اين استانداردها و بسياري از استانداردهاي ديگر بر روي يک جنبه کوچک از آنچه مديريت فرآيندهاي كسب‌ و ‌كار با آن سر و کار دارد متمرکزند. چالش کنوني يکپارچه‌کردن اين نوع استانداردها در درون چرخه عمر بهبود مستمر فرآيند مديريت فرآيند تجاري است.

متدلوژي‌هاي پياده‌سازي سيستم‌هاي مديريت فرايندهاي كسب و كار عموماً مبتني بر رويكرد چرخه عمري است. در چرخه عمر مديريت فرايندهاي كسب و كار، يك نگاه نسبتاً فني به فازهاي مختلف وجود دارد. ليكن در متدولوژي اجراي پروژه، بيشتر با نگاه پروژه‌اي به موضوع نگريسته مي‌شود و تلاش مي‌شود تا فازهاي مختلف موردنياز براي توسعه برنامه‌هاي كاربردي مديريت فرايندهايي كسب و كار شناسايي گردد. اين متدولوژي در شكل زير نمايش داده شده است.

متدولوژي اجراي مديريت فرايندهاي كسب وكار

هر كدام از اين فازها در ادامه معرفي و تشريح شده‌اند:

• استراتژي و سازمان: نخستين فاز متدولوژي بوده و مستقل از فرايندهاي خاص كسب و كار است. اين فاز، با استراتژي‌ها و اهداف كلي سازماني در ارتباط بوده و در آن اهداف استراتژيك و عملياتي سازمان، شناسايي مي‌شود. ساختار سازمان به‌گونه‌اي سازمان‌دهي مي‌شود كه استراتژ‌ي‌‌ها محقق گردد و فرايندهاي كسب و كار در آن به‌صورت موفقيت‌آميزي اجرا گردد.
• تحقيق و بررسي: اولين فاز مرتبط با فرايندهاي واحد كسب و كار است. در اين فاز، اهداف پروژه تعريف شده، تيم پروژه توسعه مي‌يابد و اطلاعات محيط فرايندهاي كسب و كار جمع‌آوري مي‌گردد. مطالعات تجربي براساس فنوني همچون مصاحبه و تحليل مستندات و اطلاعات سازماني موجود در اين فاز انجام مي‌شود. يكي از اقدامات مهمي كه در اين فاز انجام مي‌شود، تهيه يك آنتولوژي است كه موجب شكل‌گيري يك درك مشترك از مفاهيم و اصطلاحات مورد استفاده در پروژه مي‌شود. اگرچه فعاليت‌هاي اين فاز بر جنبه‌هاي كسب و كاري متمركز است، ليكن محيط فني اجراي عمليات نيز در آن مورد بررسي قرار مي‌گيرد. چرا كه ممكن است تاثيراتي بر شناخت بهتر فرايندهاي كسب و كار داشته باشد. با توجه به چرخه عمر سيستم‌هاي مديريت فرايندهاي كسب وكار، مي‌توان گفت كه فاز تحقيق و بررسي در فاز تحليل و طراحي چرخه عمر قرار مي‌‌گيرد.
• طراحي: در اين فاز، اطلاعات جمع‌آوري شده، تحليل شده و در قالب مدل فرايندي كسب و كار ارايه مي‌گردد. اين مدل‌هاي فرايندي كسب و كار، به‌عنوان مبناي ارتباطي ذي‌نفعان مختلف جهت بهبود فرايندها موردنظر مي‌باشد. بهبود فرايندهاي كسب و كار نه‌تنها فرايندها، بلكه محيط فني و سازماني را كه فرايندها در آن اجرا مي‌شوند، تحت بررسي قرار مي‌دهد. محيط فني را مي‌توان با استفاده از ابزارها و فناوري‌هايي همچون معماري سرويس‌گرا كه انعطاف‌پذيري بيشتري را در مقايسه با روش‌هاي يكپارچه‌سازي برنامه‌هاي كاربردي (EAI) سنتي در هنگام ايجاد يكپارچگي سيستم‌هاي سازماني با سيستم‌هاي اطلاعاتي خارجي فراهم مي‌نمايند، بهبود داد. در سطح سازماني نيز مي‌توان نقش‌ها و مهارت‌هاي مورد نياز براي افزايش بهره‌وري فرايندها و ارايه خدمات بهتر به مشتريان تعريف نمود. با توجه به چرخه عمر مديريت فرايندهاي كسب وكار، اين فاز نيز در فاز تحليل و طراحي قرار مي‌گيرد و از فنون مدل‌سازي فرايندي، معتبرسازي، شبيه‌سازي و تاييد فرايندها نيز بهره مي‌برد.
• انتخاب بستر: در اين فاز، از مدل‌هاي فرايندي كسب و كار، همچنين اطلاعات فني و سازماني محيط اجراي فرايندها جهت انتخاب بستر فني اجراي فرايندها استفاده مي‌شود. گستره وسيعي از بسترهاي فني ممكن است براي پياده‌سازي فرايندهاي كسب و كار مناسب باشند كه از آن جمله مي‌توان به بسترهاي خودكارسازي فرايندها همچون ميان‌افزارهاي يكپارچه‌سازي برنامه‌هاي كاربردي سازماني (EAI)، معماري سرويس‌گرا و سيستم‌هاي مديريت جريان كار اشاره نمود. علاوه بر بسترهاي فني، بسترهاي غيرفني نيز بايد مشخص شوند. نمونه‌اي از بسترهاي غيرفني، عبارت از سياست‌ها و رويه‌هاي كاري انجام فرايندهاي كسب و كار است. انتخاب بستر، در فاز پيكره‌بندي چرخه عمر مديريت فرايندهاي كسب وكار انجام مي‌شود.
• تست و راه‌اندازي: در پياده‌سازي سيستم مديريت فرايندهاي كسب وكار بايد از يك سري نمونه‌هاي اوليه استفاده نموده و نظرات و بازخورد كاركنان دانشي را در خصوص طراحي سيستم دريافت نمود. اين فاز نيز همانند فاز قبلي، در فاز پيكره‌بندي چرخه عمر مديريت فرايندهاي كسب وكار انجام مي‌شود.
• توسعه: طي اين فاز، فرايندهاي كسب و كار در محيط واقعي به مرحله اجرا در مي‌آيند. جنبه‌هاي فني بايد به‌منظور حصول اطمينان از اينكه عمليات در طي فاز توسعه با مشكل خاصي مواجه نخواهند شد، به‌خوبي تحليل و بررسي شوند. جنبه‌هاي سازماني همچون آموزش كاركنان دانشي سازمان نيز بايد مورد توجه قرار گيرد. براساس محيط خاص اجراي فرايندها و مهارت‌ها و تخصص‌هاي موجود در كاركنان دانشي سازمان‌ها، اين فعاليت‌ها بايد بعد از تهيه نخستين نمونه اوليه قابل اطمينان آغاز شوند.
• اجرا و كنترل: در اين فاز، برنامه كاربردي تهيه شده در محيط واقعي به مرحله اجرا در مي‌آيد. طي اين فاز، اطلاعات اجرايي ارزشمندي جمع‌آوري مي‌شود كه براي بهبود فرايندها در مراحل تكميلي قابل استفاده مي‌باشند. اين فاز در فاز اجراي چرخه عمر مديريت فرايندهاي كسب وكار قرار دارد.

همان‌طور كه از شكل مشخص است، فازهاي متدولوژي حالت چرخشي دارند. با جمع‌آوري و تحليل اطلاعات در فازهاي مختلف، ممكن است برخي سوالات و مسايل جديد مطرح شود كه پاسخ آن در چرخه‌هاي آتي داده شود.

شركت پردازش سيستم‌هاي مجازي اين آمادگي را دارد كه در مراحل ارزيابي تصميم به انطباق و پياده‌سازي سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار، انتخاب سيستم مناسب با نيازهاي سازمان و همچنين مشاوره پياده‌سازي و استقرار سيستم، خدمات خود را به سازمان‌ها ارائه نمايد.